Diseñando una presentación en PowerPoint

En estos días me encargaron hacer una presentación PowerPoint para un examen profesional de Doctorado, la tesis lleva por título “Efectos de las nuevas tecnologías en la educación superior” (en realidad, el nombre verdadero es un poco más largo).

Así que este post es sólo es una nota mental que me servirá de guía para realizar dicha presentación.
Antes que nada, aclaro que me enfocaré al desarrollo de la presentación y no propiamente a la exposición. Recordemos que la presentación es sólo para complementar la exposición.

Sin embargo, si la presentación no es la adecuada, por más que realices una excelente exposición, ésta no será exitosa.

Tiempo

Así que continuando, la idea principal es obviamente exponer lo más relevante de la tesis, sin embargo, una de las primeras consideraciones que hay que tener en cuenta, es verificar con cuanto tiempo se dispone para realizar la exposición, esto es determinante para realizar una presentación efectiva. En este caso, sólo tenemos 30 minutos, esto significa que hay que condensar lo hecho en dos años en muy, pero muy poco tiempo!!!

Contenido

Suena difícil hacerlo, pero en realidad el truco está en el contenido de la presentación. Ahora bien, cómo sé por donde empezar? Eso depende de lo que queremos mostrar, en nuestro caso lo que hago es muy simple y muy lineal.

Primero, elegimos el contenido relevante de la tesis y la estructuramos en un orden específico (En realidad, el contenido puede variar y no siempre tiene que ser así, sólo es ilustrativo).

• Introducción.
• Objetivo.
• Hipótesis.
• Pregunta o línea de investigación.
• Conceptos Teóricos.
• Desarrollo de la investigación.
• Análisis de resultados.
• Conclusiones.

Para desarrollar cada punto del contenido, tenemos que saber que lo importante es mostrar sólo lo más significativo e importante. Por ejemplo, si queremos decir que nuestro trabajo se basó en las teorías de Eisntein, entonces lo conveniente sería sólo mostrar en pantalla el nombre de dicha teoría y explicarla ante los demás. Salvó que quieras reforzar un concepto, entonces inclúyelo en tu presentación, pero en forma concisa.

De hecho, la parte medular en esta presentación será el desarrollo, el análisis y las conclusiones, por lo tanto debemos cuidar no excedernos en explicaciones que nos consuman mucho tiempo.

Debemos mantener un balance entre la cantidad de información que queremos mostrar dentro del margen de tiempo estipulado, pero sin perder la calidad en cuanto al contenido de nuestra presentación.

En esta tesis de Doctorado, parte de la investigación arrojó mucha información estadística de la cual se graficó la mayor parte para su análisis, aunque no todas se incluyeron en la edición final (de casi 160 gráficas, sólo se seleccionaron menos de 50). Sin embargo, para la presentación se tendrá discriminar aun más e incluir las más representativas. Esto no significa que se vayan a omitir, ya que se pueden condensar los resultados en tablas o se pueden comentar durante la exposición.

Ahora, recordemos que tenemos 30 minutos, entonces lo mejor es ir asignando una cantidad de tiempo específica para cada punto de la presentación. Por ejemplo:

• 3 minutos a la introducción, objetivo e hipótesis.
• 2 minutos a la pregunta o línea de investigación.
• 5 minutos a los conceptos teóricos.
• 15 minutos para el desarrollo y análisis de la tesis.
• 5 minutos para explicar las conclusiones.

Animaciones

Nótese que aun no me he metido con las animaciones; esto vendrá un poco después, por ahora es necesario hacer un breve simulacro de la exposición para que observemos esos detalles que nos hicieron falta. Por ejemplo, agregamos un concepto más, reforzamos el análisis y explicamos mejor las conclusiones.

Ahora sí, comenzamos a incorporar la animaciones, cuidando no excedernos demasiado, entre menos se usen será lo mejor, no quiero distraer a los espectadores con tanto movimiento en pantalla.

Listo, ahora un ensayo más con cronómetro y todo. Quitamos o editamos esas animaciones que no funcionan bien y agregamos otras que realmente realzan la presentación.

Hasta aquí creo que la presentación va por buen camino. Tal vez omita algunas cosas, pero recordemos que no hay un estándar fijo y cada quién es libre de seguir el camino que quiera, además todo lo anterior esta basado en experiencias propias.

Lo que yo no haría

Por último, estos son algunas recomendaciones sobre lo que no debemos hacer cuando diseñamos una presentación en PowerPoint:

• Incluir párrafos muy extensos. De hecho no debería haber párrafos de más de tres líneas.
• Textos muy pequeños. Lo ideal sería incluir un tamaño de letra de 16 en adelante.
• Tipo de letra poco legible. Hay algunas fuentes que no son adecuadas debido a que tienen trazos muy delgados y luego no se muestran bien en algunos proyectores muy antiguos.
• Letras con colores claros sobre fondos claros.
• Sobresaturación del espacio en pantalla con imágenes y texto. Es mejor usar una diapositiva para cada concepto o gráfico.
• Colores hilarantes (como fondos rojos), no es la idea dejar ciegos a los que estarán observando la presentación.
• Ir animando cada elemento de las diapositivas desde el principio. Debes tener en cuenta que la presentación es susceptible a cambios, así que si empiezas a ponerle animación a las diapositivas, es posible que dupliques tu trabajo al tener que editar esas animaciones que ya no quedan bien porque quitaste un texto, una diapositiva o cambiaste de lugar una figura.
• Animaciones excesivamente largas, como incluir un logotipo que vuela de lado a lado, después gira, ahora se hace grande, desaparece y reaparece en la pantalla en la parte superior izquierda para después cambiar de colores, me explicó?
• Música que esté fuera de lugar. He visto que algunas personas incluyen en su presentación como fondo musical, canciones del artista que esta moda en la radio, patético!!!

ACTUALIZACION:

Al leer este post, toma en cuenta que lo escribí hace ya casi 4 años, época en la que contaba con todo el tiempo del mundo para responder a ustedes en caso de necesitarlo, sin embargo, en la actualidad por cuestiones laborales no puedo atender dichas solicitudes, pero no se desanimen en Internet hay una enorme cantidad de recursos que pueden ayudarles, pero tienen que esforzarse un poco para encontrarlo (aunque Google ayuda y mucho).

Reitero mis disculpas por no poder atender sus solicitudes y les deseo la mejor de las suertes en sus proyectos y presentaciones.